Легализация российских и иностранных официальных документов

Для того, чтобы официальные документы, выданные в России, имели юридическую силу на территории иностранного государства, а, также, чтобы официальные документы, выданные иностранными органами за рубежом или составленные должностными лицами дипломатических представительств или консульских учреждений иностранных государств в Российской Федерации, были действительны на территории Российской Федерации, требуется их легализация – процедура удостоверения подлинности подписи и полномочия лица, подписавшего документ, а также подлинности печати или штампа, которыми он скреплён (за исключением случаев, оговорённых ниже).

1 января 2025 года вступил в силу Федеральный закон от 22 июня 2024 года № 145-ФЗ «О легализации российских и иностранных официальных документов и об истребовании личных документов». Одним из нововведений является участие в этой процедуре территориальных органов МИД России – представительств в субъектах Федерации.

МИД России и его территориальные органы – представительства на территории Российской Федерации предоставляют государственную услугу по легализации российских официальных документов и иностранных официальных документов, составленных должностными лицами дипломатических представительств или консульских учреждений иностранных государств в Российской Федерации, в соответствии с Административным регламентом МИД России по предоставлению государственной услуги «Легализация российских официальных документов и иностранных официальных документов, составленных должностными лицами дипломатических представительств или консульских учреждений иностранных государств в Российской Федерации», утверждённым приказом МИД России от 20 декабря 2024 года № 26687 (зарегистрирован Минюстом России 27 декабря 2024 года № 80812).

Легализация российского официального документа

Под российскими официальными документами понимаются документы, выданные в соответствии с законодательством Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, федеральными судами и мировыми судьями, органами прокуратуры, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными учреждениями, организациями, осуществляющими образовательную деятельность, документы, оформленные нотариусами или другими лицами, имеющими право совершать нотариальные действия, а также документы, выданные многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.

Легализация российских официальных документов не требуется в случаях, если такие документы предназначены для представления на территориях иностранных государств, которые являются участниками международных договоров Российской Федерации, отменяющих требование легализации документов:

• Конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов («Гаагская конвенция») – список стран-участниц Гаагской конвенции.
• Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22.01.1993 г. («Минская конвенция») – Азербайджан, Армения, Белоруссия, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдова, Россия, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан, Украина.
• Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 07.10.2002 г. («Кишинёвская конвенция») – Азербайджан, Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия, Россия, Таджикистан, Узбекистан.
• иных двусторонних договоров Российской Федерации, предусматривающих признание документов без требования их легализации.

Для использования российских документов в странах-участницах Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, на них проставляется штамп апостиль. Апостиль на российские документы проставляется только на территории России в соответствующих органах, уполномоченных на совершение данной процедуры (более подробная информация представлена ниже), и только на документы, оформленные на бланках государственного образца. МИД России не наделён полномочиями по проставлению апостиля на официальных документах.

Легализация иностранного официального документа

Под иностранными официальными документами, составленными должностными лицами дипломатических представительств или консульских учреждений иностранных государств в Российской Федерации, понимаются следующие документы:

• об отсутствии обстоятельств, препятствующих заключению брака гражданином представляемого государства;
• о наличии (отсутствии) судимости и фактов привлечения к уголовной и иной ответственности на территории представляемого государства.

Легализация иностранных официальных документов, составленных должностными лицами дипломатических представительств или консульских учреждений иностранных государств в Российской Федерации, не требуется в случаях, если такие документы составлены дипломатическими представительствами или консульскими учреждениями государств-участников Европейской конвенции 1968 года об отмене легализации документов, составленных дипломатическими агентами или консульскими должностными лицами (Австрия, Бельгия, Великобритания, Германия, Греция, Ирландия, Испания, Италия, Кипр, Латвия, Лихтенштейн, Люксембург, Мальта, Молдавия, Нидерланды, Норвегия, Польша, Португалия, Румыния, Турция, Франция, Чехия, Швейцария, Швеция, Эстония).

С учётом положений двусторонних договоров о правовой помощи официальные документы, составленные должностными лицами дипломатических представительств или консульских учреждений Аргентины, Болгарии, Боснии и Герцеговины, Венгрии, КНДР, Кубы, Литвы, Северной Македонии, Монголии, Словакии, Словении, Сербии, Туниса, Финляндии, Хорватии и Черногории, также принимаются к рассмотрению на территории Российской Федерации без требования их легализации.

Легализация документов 

в Представительстве МИД России в г.Петропавловске-Камчатском 

Важно! Представительство МИД России в г.Петропавловске-Камчатском  осуществляет легализацию следующих документов:

1. Нотариальных документов, на которых была предварительно удостоверена подпись нотариуса и оттиск его печати в Управлении Минюста России по Камчатскому краю.
2. Оригиналов российских документов об образовании и (или) квалификации, об учёных степенях и учёных званиях (при наличии в Представительстве образцов подписей должностных лиц образовательных организаций, подписавших документы, и оттисков их печатей, проставленных на документах).
   В случае отсутствия у Представительства указанных образцов, процедура легализации документов об образовании может быть осуществлена только в нотариальной копии путём последовательного удостоверения подлинности подписи и оттиска печати нотариуса в Управлении Минюста России по Камчатскому краю, а затем – в Представительстве МИД России в г.Петропавловске-Камчатском.  

Документы, необходимые для получения услуги:

1. Заявление.
   Шаблон для физических лиц
   Шаблон для юридических лиц
2. Документ, удостоверяющий личность, а для юридических лиц – доверенность на представление интересов юридического лица (предъявляются).
3. Документ, подлежащий легализации.
4. Квитанция (или её копия) об уплате государственной пошлины в размере 350 рублей за каждый документ.

Легализация в электронной форме российских официальных документов и иностранных официальных документов, составленных должностными лицами дипломатических представительств или консульских учреждений иностранных государств в Российской Федерации, в том числе подача в электронной форме заявлений о легализации соответствующих документов, созданных в электронной форме, не осуществляется.

Приём граждан по вопросам легализации документов проводится в рабочие дни Представительства (г.Петропавловск-Камчатский, ул. Ленинская, д. 46):

понедельник – четверг: с 9:00 до 12:00 и с 14:00 до 16:00;

пятница: с 9:00 до 12:00 и с 14:00 до 15:00.

Телефон для консультаций: 8 (4152) 42-47-33.

Срок предоставления государственной услуги:

Срок предоставления государственной услуги – 3 рабочих дня со дня регистрации заявления.

Основания для отказа в приёме заявления:

В приёме заявления о легализации документов отказывается, если:

1. Заявление содержит исправления.
2. Заявление или отдельные его слова не поддаются прочтению.
3. Заявление заполнено не полностью (не заполнены графы заявления, обязательные к заполнению).
4. Документ, подлежащий легализации, не содержит реквизитов (номер, дата, подпись, печать).
5. Документ, подлежащий легализации, представлен на нескольких листах и не прошит, либо прошит и не содержит отметку о заверении (печать органа (организации) и (или) подпись должностного лица органа (организации), выдавших такой документ).
6. Документ, подлежащий легализации, содержит подчистки либо приписки, зачёркнутые слова и иные неоговорённые исправления, исполнен карандашом.
7. Текст документа, подлежащего легализации, не поддаётся прочтению.
8. На документе, подлежащем легализации, подпись должностного лица и оттиск печати не соответствуют имеющимся в Представительстве образцам (или отсутствуют среди имеющихся в Представительстве образцов).
9. Документ, подлежащий легализации, не содержит удостоверительной надписи Управления Минюста России по Камчатскому краю (в случае представления на легализацию нотариального документа).
10. Документ, подлежащий легализации, противоречит законодательству Российской Федерации или содержание документа может нанести вред интересам Российской Федерации, или содержит сведения, порочащие честь, достоинство или деловую репутацию граждан.
11. Заявителем не уплачена государственная пошлина.

Каким образом оформляются копии документов для легализации?

Копии документов выполняются на компьютере, удостоверяются государственным нотариусом, предоставляются в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Камчатскому краю (683031, Камчатский край, г.Петропавловск-Камчатский, проспект Карла Маркса, д.29, тел. 8 (4152) 21-54-35, веб-сайт: https://to41.minjust.gov.ru), которое удостоверяет подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати. После этого документы легализуются в Представительстве МИД России в г.Петропавловске-Камчатском, а затем в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого они будут использоваться.

Какие документы не подлежат легализации?

Не подлежат легализации документы, имеющие прямое отношение к внешнеэкономической деятельности (заверяются в Торгово-промышленной палате России).

Не подлежат легализации документы и акты, которые противоречат законодательству Российской Федерации или могут по своему содержанию нанести вред интересам России.

В течение какого срока действительны легализованные документы?

Легализованные российские документы не имеют временных ограничений. Справки, выдаваемые дипломатическими представительствами или консульскими учреждениями иностранных государств, действительны, как правило, в течение 3-6 месяцев.

Какие учреждения в России уполномочены проставлять апостиль?

МВД России – на выданных органами внутренних дел России справках о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, архивных документах (архивные справки, выписки или копии документов) и справках о реабилитации. На территории Камчатского края края апостиль на официальных документах МВД России проставляет Информационный центр УМВД России по Камчатскому краю (683017, г.Петропавловск-Камчатский, ул. Ленинградская, д.128, тел. 8 (4152) 41-53-16).

Органы ЗАГС администраций субъектов России – на официальных документах, выданных компетентными органами в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, на архивных документах (справках, выписках, копиях), подготовленных государственными, муниципальными архивами на территории субъекта Полномочиями по проставлению апостиля на оригиналах документов о регистрации актов гражданского состояния, выданных органами ЗАГС Камчатского края, наделено Агентство ЗАГС и архивного дела Камчатского края (683009, г.Петропавловск-Камчатский, пр. Циолковского, 52). 

Органы государственной власти субъектов России в сфере образования – на документах об образовании и (или) о квалификации и на документах об учёных степенях, учёных званиях. Для проставления апостиля на указанных документах следует обращаться в Министерство образования Камчатского края (683000, Камчатский край, г.Петропавловск-Камчатский, ул.Советская, д. 35, каб 314 , тел. 8 (4152) 42-10-76 ).

Минобороны России – на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооружённых Силах России, Вооружённых Силах Союза ССР и Объединённых Вооружённых Силах СНГ, выдаваемых в России.

Генпрокуратура России – на документах, выданных органами прокуратуры, документах, направляемых в иностранные государства в рамках международных договоров России и на основе принципа взаимности.

Федеральное архивное агентство – на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти и федеральными государственными архивами.

Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов России в области архивного дела – на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта. На архивных документах, подготовленных органами и организациями, расположенными на территории Камчатского края, апостиль проставляет Агентство ЗАГС и архивного дела Камчатского края (683009, г. Петропавловск-Камчатский, пр. Циолковского, 52).

Министерство юстиции России – на российских официальных документах, проставление апостиля на которых не относится к полномочиям компетентных органов, указанных выше, а также на копиях иных российских официальных документов, верность которых засвидетельствована нотариусами. Для проставления апостиля на территории Камчатского  края необходимо обратиться в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Камчатскому краю (пр. Карла Маркса, д.29, тел. 8 (4152) 21-54-35)

Проставить апостиль на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы страны, можно также обратившись в отделения МФЦ Камчатского края, оказывающие государственную услугу по проставлению апостиля (тел.: 8 (4152)302-402).